© 2018 Trippel-M levende bilder AS   |   996 658 619 MVA

 

Voter – ditt komplette møtesystem

Voter er et komplett møtesystem med flere moduler spesiallaget for større samlinger eller møter. Systemets deler kan benyttes frittstående, men er tett knyttet opp mot hverandre og fungerer best i samspill. Systemet bestanddeler er: deltagerliste, talerliste, Voteringssystem, dokumenthåndtering, og innsending av endringsforslag.

 

Grunnsteinen i systemet er deltakerlisten. Når denne er lastet opp i systemet danner den grunnlaget for innlogging, rettigheter til taler,  tilgang til avstemminger og mulighet for å sende inn endringsforslag.

BYOD: Plattformuavhengig

Mange lignende systemer baserer seg på at hver delegat får utdelt en enhet. Med Voter bruker du den elektroniske enheten du selv velger å ta med til møtet, enten det er PC, Mac, iPad, iPhone eller Android-nettbrett eller -telefon. Alle enheter støttes, og har du ikke en egnet enhet, har vi alltid med noen iPads i backup.

Talerliste

Talerlisten kan utarbeides i forkant av arrangementet og importeres lett inn i systemet fra et excel-ark. Under møtet logger deltakerene seg inn i systemet og tegner seg til innlegg, replikk eller saksopplysning, ved hjelp av sin medbrakte digitale enhet.* Taleren godkjennes deretter av sekretariatet og tildeles automatisk taletid etter type innlegg. Dirigentene kan sette strek og definere rettigheter underveis.  

 

Talerlisten er selve navet i systemet og inngår i et økosystem der tidsstyring, grafikk til streaming og  storskjerm, infoskjermer, og interaktiv talerstol er sentrale bestanddeler. Men den kan selvfølgelig også benyttes frittstående.

Deltagere kan tegne seg til første gangs innlegg, andre gangs innlegg, replikk og saksopplysning. Taletid og hvilke rettigheter man har til å tegne seg og når, styres av sekretariatet.

 

*Systemet støtter alle enheter med nettleseren google chrome installert

Visning av Talerlisten

I appen vises de forskjellige talerlistene sortert på hovedtemaer, eller dagsordenpunkter på agendaen. Det finnes også en visning av kommende talere innenfor gjeldende dagsordenpunkt. Listen er dynamisk og oppdateres automatisk når nye talere tegner seg. For storskjerm har talerlisten en visning av gjeldende og 5 neste talere innenfor tema.

Nedtellingsklokke

I talerlisten kobles taletiden til innleggstype. En automatisk nedtellingsklokke starter i det neste taler går på talerstolen. Den viser resterende taletid, både til sekretariatets visning (under) og til taleren, som har en skjerm med nedtellingsklokke foran seg. Sekretariatet har også en samlet tidsvisning per hovedtema. Taletiden kan selvfølgelig også settes manuelt, enten ved forhåndsinntegning eller i administrasjonsgrensesnittet. Vil man endre taletiden på en innleggstype, gjøres dette i admin-panelet og endringen påvirker alle kommende taler av samme type, f.eks. innlegg, replikk, eller saksopplysning. Manuelt definerte tider vil ikke påvirkes.

Grafikk til streaming og storskjerm

For å nå ut til et større publikum benytter flere og flere seg av webstreaming av sitt arrangement. For at seerne skal ha full oversikt over hvem som står på talerstolen til enhver tid, legger talerlisten automatisk ut infografikk med gjeldende og kommende talere med all nødvendig informasjon. Denne visningen kan også brukes på storskjermer i salen.

Voteringer:

De aller fleste Voteringer avgjøres lett ved hjelp av stemmetegn eller håndsopprekning, men noen ganger er det splittelse i salen. I Voter blir slike kampVoteringer en spennende affære, og feilmarginen som kan oppstå ved manuell opptelling er ikke et tema. Resultatet kan vises underveis i avstemningen, eller avsløres etter at avstemningen er avsluttet. Tidsbesparelsen ved bruk av digital Votering kontra manuell stemmetelling er enorm.

 

Hva de forskjellige delegatene har stemt oppdateres automatisk på en grafisk appellerende måte og resultatet vises med kakediagram umiddelbart etter at avstemningen er avsluttet.

Slik fungerer det

Alle delegater med stemmerett er registrert i systemet. Møteleder setter opp og avvikler avstemningen på en enkel måte fra sin styrings-pc. Alle delegater i salen har webappen aktivert på sin egen enhet og Voteringen dukker opp på skjermen når den blir aktivert fra møtelederen. Delegatens enhet må være logget på og godkjent i systemet og delegaten må ha rettighet til å stemme for å kunne delta. Hvilke delegater som skal kunne stemme på hvilke Voteringer, kan tilpasses etter behov.

Servicekorps

Under et stort landsmøte, er det alltid en god idé med et velfungerende servicekorps. Skulle noen delegater ha problemer med å logge seg inn i systemet eller ha problemer med avstemningen, må servicekorpset trå til. Ved hjelp av engangskoder kan servicekorpset logge inn delegater som har problemer med sms-mottak, eller så kan de avgi stemme for delegater som mot formodning ikke får tilgang til avstemningsmodulen på grunn av eventuell teknisk feil. Etter vår erfaring er circa fem prosent av deltakerene utdaterte eller hjemløse digitalt, så vi anbefaler at servicekorpset har iPads tilgjengelig tilsvarende 5% av deltakerene.

Fylkessekretærmodul

Det finnes også en tilleggsmodul som vi har valgt å kalle fylkessekretærmodul. Denne delen gir fylkessekretæren, eller en person med tilsvarende rolle, mulighet til å ha oversikt over hvem av sine respektive delegater som er innlogget og har avgitt stemme. Ved problemer med stemmegivning kan fylkessekretæren tilkalle servicekorpset via denne modulen. Hvem “fylkessekretæren” skal ha oversikt over defineres i admin-grensesnittet og kan endres underveis av en person med administratorrettigheter.

Dokumentarkiv

Mange organisasjoner har store utgifter til utsending av dokumenter. Ved digital dokumentbehandling, får delegatene tilgang til landsmøtedokumentene i appen og har full tilgang så lenge de er innlogget. PDF-er og tekstfiler kan også lastes ned og beholdes lokalt  på delegatenes enheter. Dokumentarkivet er hele tiden oppdatert med siste utgave av filene og dokumenter kan legges til i løpet av møtet.

Innsending av endringsforslag

I denne modulen kan delegatene sende inn endringsforslag til vedtektene direkte fra webappen. Denne modulen kan spesialtilpasses til deres behov med for eksempel nedtrekksmenyer for hovedtema.. Kvittering for innsendt forslag med forslagsnummer mottas på SMS og kopi av ditt forslag med forslagsnummer mottas på epost hvis denne er oppgitt.

 

Sekretariatet får opp alle endringsforslag, kan revidere disse, legge dem ut på storskjerm til Votering og lage elektronisk avstemning.

 

Alle innkomne endringsforslag kan også leses i appen som ren tekst.

Trådløst nettverk

For å sikre en avbruddsfri og sikker avvikling, medbringer vi vårt eget trådløse nettverk. Vår erfaring med lokale trådløse nettverk er delte. Noen ganger er kapasiteten rett og slett  for liten til at mange enheter kan være tilkoblet samtidig. Med vårt eget nett vet vi at vi har nok kapasitet til antallet enheter i salen, og vi vet samtidig at det er kun godkjente enheter som er tilkoblet og kan avgi stemme. Det er også vanlig at vårt trådløse nett kobles til internett, noe som gir merverdi til delegatene gjennom en sterk og stabil trådløs internettoppkobling.

Infoskjermer

Vårt infoskjermsystem er veldig fleksibelt og kan tilpasses dine ønsker. Vanligvis inneholder infoskjermsystemet live overføring fra salen, interaktivt program og vårt visningssystem for sosiale medier; Sociawall. Men det kan også inneholde talerliste eller andre moduler på forespørsel.

Statistikk

Vi tilbyr full oversikt over antall påloggede, antall taler, talelengde, Voteringer og antall dokumenter etter endt arrangement.

 
Streaming

Møtesystemet er knyttet opp mot vår samarbeidspartner på streaming og videoarkiv, Twentythree. Ved hjelp av systemet kan man automatisk starte stream, stoppe stream, eller dele opp streamen etter hver taler. Hver taler blir automatisk lastet opp til videoarkivet og systematisert etter hovedtema.

Møt menneskene bak Voter

Lars Tormod Jenset

Kunderådgiver

  • Grey Facebook Icon
  • Grey Instagram Icon
  • Grey LinkedIn Icon